ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ
С 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен Федеральными законами от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.
Электронная трудовая книжка сохраняет весь перечень сведений, которые указываются в бумажной трудовой книжке: место и периоды работы, должность, квалификация, даты приема, увольнения, перевода на другую работу; основания прекращения трудового договора.
Работодателям предстоит в течение 2020 года провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры (при необходимости) и обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности работников.
Работодателям необходимо по 30 июня 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений об их трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления, сделать выбор между продолжением ведения работодателем бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Работникам до 31 декабря 2020 года необходимо подать работодателю заявление в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
— работодатель наряду бумажной трудовой книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности в электронной форме;
— право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
— сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
При переходе работника на ведение трудовой книжки в электронной форме:
— трудовая книжка на бумажном носителе не ведется, а выдается работнику на руки. В трудовую книжку работодатель вносит запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации;
— работодатель освобождается от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки;
— сведения о трудовой деятельности в данном случае для работника будут формироваться только в цифровом формате;
— работнику в данном случае рекомендуется самостоятельно хранить трудовую книжку, поскольку персонифицированный пенсионный учет (выдача СНИЛСов) был введен с 1998 года.
— в дальнейшем работник лишается права на возобновление ведения бумажной трудовой книжки.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.
К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку, а также формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Для работников, перешедших на ведение трудовой книжки в электронном виде, трудовым законодательством предусмотрены аналогичные государственные гарантии, как и при ведении бумажной трудовой книжки:
— при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (абз. 3 ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса РФ);
— в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку либо предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя, в случае если на работника не ведется трудовая книжка (часть 5 ст. 66.1., часть 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ);
— запись в трудовую книжку и внесение информации в сведения о трудовой деятельности об основании и о причине прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона (часть 5 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ);
— если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула (ч. 8 ст. 394 Трудового кодекса РФ).
Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:
1) у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
2) в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
3) в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
4) с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и форма «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)» утверждена приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения».
Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику работодателем
Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя) (часть 5 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ):
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Работодатели подают в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности на всех зарегистрированных лиц по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка её заполнения».
Передача сведений реализуется в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда.
С 01 января 2020 года вводится обязанность для работодателей представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки работников, ежемесячно не позднее 15-го числа месяца (первый отчет –
до 15 февраля за январь), следующего месяца, в котором:
— осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение);
либо
— работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности.
В случае, если по работнику в отчетном месяце не было вышеуказанных фактов, представлять отчетность в течение 2020 года работодателю по нему не нужно.
При первом представлении сведений о трудовой деятельности одновременно подаются сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 г. (то есть сведения о прежних местах работы работника в Пенсионный фонд не передаются). Такие сведения представляются не позднее 15 февраля 2021 г., если в 2020 г. не было оснований для представления в ПФР сведений о трудовой деятельности (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).
Иной порядок будет действовать в 2021 году. Начиная, с 01 января 2021 года сведения о трудовой деятельности предоставляются в Пенсионной фонд России:
— в случаях перевода на другую работу, подачи работником заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о ведении трудовой книжки в электронном виде – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место данные случаи;
— в случаях приема на работу и увольнения – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений.
За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в пенсионный фонд страхователь или его должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности (часть 21 статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» введена законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ).
Проект федерального закона «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности либо за предоставление неполных и (или) недостоверных сведений» 03.12.2019 прошел первое чтение. Текст законопроекта (№ 748758-7).
Ответы на типовые вопросы размещены на сайте Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации (http://www.pfrf.ru/etk).
Интересующие вопросы работодатели и работники могут задать по телефону «Горячей линии» управления трудовой занятости населения правительства области 8(42622)4-03-85, 2-26-41.
